Beschwerdemechanismus

Die Erwartungen an die Achtung und Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten sind Bestandteil der Prinzipien der SSB AG für eine nachhaltige und verantwortungsvolle Zukunft. Sie richten sich an alle Bereiche des Unternehmens und an alle Mitarbeitenden. Darüber hinaus erwartet die SSB von allen Lieferanten, dass sie diese Grundsätze einhalten und die Anforderungen erfüllen, die in unserem Code of Ethics für Geschäftspartner festgelegt sind.

Wir respektieren und befolgen alle geltenden Gesetze, Vorschriften, internen Richtlinien und Leitlinien. Wir stellen sicher, dass wir alle relevanten Gesetze und Vorschriften vor Aufnahme einer Geschäftstätigkeit verstehen, ihre Grundsätze einhalten und durch unser Handeln sicherstellen, dass wir nicht versehentlich gegen diese Gesetze verstoßen.

Einheitliche Prozesse und eine professionelle Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden durch interne Personen mit Expertise sind die Basis für ein transparentes Beschwerdeverfahren. Das hier beschriebene Verfahren unterstützt die SSB, mögliche Verstöße gegen menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten frühzeitig zu erkennen und erforderliche Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Es können Hinweise zu menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken und Hinweise zu Verstößen gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Sorgfaltspflichten gemeldet werden. Die Hinweise oder Beschwerden können den eigenen Geschäftsbereich der SSB, die Lieferkette oder weitere Geschäftspartner betreffen.

Zu den menschenrechtlichen und umweltbezogenen Schutzpositionen zählen unter anderem (nicht abschließend):

• Wahrung der Menschenwürde
• Ablehnung von Kinderarbeit
• Ablehnung von Zwangsarbeit
• Menschenwürdige Behandlung, Antidiskriminierung und Diversität
• Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz
• Vereinigungsrecht und Recht zu Kollektivverhandlungen
• Faire Arbeitsbedingungen und Entlohnung
• Chancengleichheit bei der beruflichen Entwicklung
• Schutz von Boden, Wasser, Luft, Artenvielfalt und Kulturgütern
• Verringerung der Umweltverschmutzung und Ressourcenschonung
• Sicherer Umgang mit Gefahrenstoffen
• Verantwortungsvoller Umgang mit Abwasser und Feststoffabfällen
• Prävention und Notfallvorsorge

Jede Person kann Hinweise oder Beschwerden abgeben, die menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verstöße beobachtet. Die Person muss nicht persönlich betroffen sein. Sowohl interne als auch externe Personen können Hinweise abgeben.

Die SSB ermutigt ausdrücklich alle Mitarbeitenden, Auszubildenden, Praktikant:innen und Werkstudent:innen, Hinweise abzugeben – auch Mitarbeitende bei unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten und Geschäftspartnern.

Der hinweisgebenden Person entstehen keine Kosten bei der Nutzung des Beschwerdeverfahrens.

Die SSB toleriert keinerlei Druck, Zwang oder Repressalien gegen hinweisgebende Personen und Mittler. Jede hinweisgebende Person, die nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet, genießt Schutz vor Repressalien.

Die Identität der hinweisgebenden Person und alle Informationen, die einen Rückschluss auf diese erlauben, werden vertraulich behandelt, es sei denn, gesetzliche Regelungen erfordern eine Offenlegung (z. B. Ermittlungs- oder Strafverfahren).

Hinweise können auch anonym abgegeben werden. In diesem Fall wird die SSB keine Maßnahmen ergreifen, um die Identität der hinweisgebenden Person zu ermitteln.

Die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) werden eingehalten. Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten sind in den Datenschutzhinweisen zum SSB-Hinweissystem zusammengefasst.

4.1. Compliance-Portal

Das elektronische, mehrsprachige Hinweissystem der SSB steht rund um die Uhr und anonym zur Verfügung.

4.2. Postalisch

SSB AG
Compliance
E-Mail: compliance@ssb-ag.de 

4.3. Persönlich

Termine können über die oben genannte E-Mail vereinbart werden, um persönliche Gespräche mit Compliance-Beauftragten zu führen.

4.4. SSB-Mitarbeitende

Mitarbeitende können sich jederzeit an mehrere interne Kontaktpersonen wenden. Eine detaillierte Übersicht ist im SSB-Intranet verfügbar.

1. Eingang der Beschwerde/Hinweis
   Der Empfang wird bestätigt und dokumentiert.
    
2. Prüfung und Klärung des Sachverhalts
   Interne Compliance-Experten prüfen den Hinweis und handeln unparteiisch. Bei einem plausiblen Anfangsverdacht erfolgt eine angemessene Untersuchung.
    
3. Erarbeitung einer Lösung
   In Abstimmung mit der hinweisgebenden Person wird ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet.
    
4. Abhilfemaßnahmen
   Die vereinbarten Maßnahmen werden umgesetzt und nachverfolgt.
    
5. Überprüfung und Abschluss
   Ein zusammenfassender Bericht wird erstellt, Wirksamkeit der Maßnahmen überwacht und Schutz der hinweisgebenden Person weiterhin gewährleistet.

Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.